Administración de Consorcios

La Rúbrica en la práctica

Tanto el Libro de Actas como el de Administración deben estar rubricados en la Ciudad de Buenos Aires y territorios nacionales, por el Registro de la Propiedad, y en las provincias, por autoridades que los respectivos gobiernos determinen.

La obligación de la rúbrica de ambos libros surge del artículo 5 del decreto 18.734/49 "Reglamentación de la Ley 13.512. Régimen legal de la propiedad horizontal" que dice: "Las decisiones que tome el consorcio de propietarios conforme al artículo 10 de la ley 13.512, se hará constar en actas que firmarán todos los presentes. El libro de actas será rubricado, en la Capital Federal y Territorios Nacionales, por el Registro de la Propiedad, y en las provincias por la autoridad que los respectivos gobiernos determinen. Todo propietario podrá imponerse el contenido del libro y hacerse expedir copia de las actas, la que será certificada por el representante de los propietarios o por la persona que éstos designen. Las actas podrán ser protocolizadas.

La obligatoriedad de la rúbrica del Libro de Sueldos surge del artículo 52 de la Ley de Contrato de Trabajo Nº 20.744 en el cual se puede leer: "Los empleadores deberán llevar un libro especial, registrado y rubricado, en las mismas condiciones que se exigen para los libros principales de comercio, en el que se consignará:

Hasta aquí todo lo relacionado con la teoría y lo que dicen los libros, ahora lo que sucede en realidad cuando se quiere, efectivamente, realizar la rúbrica en las distintas dependencias.

En la Ciudad de Buenos Aires, la dependencia del Ministerio de Trabajo, donde se rubrican los libros de sueldo, queda en la calle Moreno 1170, a metros de la calle Lima, en el horario de 9.30 a 13.00 hs para presentar los requisitos para la rúbrica y de 15 a 17 hs para retirar la documentación ya rubricada.

Al llegar uno empieza a mirar para todos lados en busca de algún indicio de por dónde empezar, aunque sospechará que la cola enfrente suyo será su inminente destino, y encontrará a una persona de seguridad que le dirá: "Tiene que hacer esta cola", como usted había sospechado, indicando una cola de no menos de 15 personas aunque, debo decirlo, no es tan lenta como parecería.

Al llegar su turno, se encontrará frente a uno de los dos o tres empleados del ministerio que, ante su consulta, lo empezarán a llenar de fotocopias con requisitos y a repetir de manera monocorde y como si corriera un maratón verbal los mismos requisitos que están impresos sin ninguna aclaración. Un poco aturdido, y pensando que todo lo escrito bastará para quitarle sus dudas, uno se retira un tanto presionado y creyendo que todo va a estar muy claro.

A la salida usted tendrá en sus manos:

Con todo esto en su poder, puede entrar a un bar o esperar llegar a la oficina para leerlo más tranquilo y planificar la segunda envestida ante el Ministerio de Trabajo.

Ya con la taza de café o té en sus manos, podrá leer:

Nota firmada por el empleador con firma certificada por escribano público, Poder Judicial o Policía (No por Banco) informando del extravío del libro y acompañando la siguiente información:

Y una nota al final que dice: "Una vez analizada la información sobre el extravío se comienza el procedimiento otorgándole un número al trámite (que será llevado en un libro de actas previamente rubricado) y cargando los datos en el sistema."

Después de haber vuelto a leer los requisitos para el "tan común caso de extravío" uno decide que tendrá que volver al Ministerio para aclarar ciertos puntos, como el b), c), f) y g).

Nuevamente la cola y otra vez el empleado, en cuya voz notará un poco de fastidio ante sus consultas pero que igual contestará. Dirá que el punto b) es un requisito nuevo y que el Contador deberá completar un formulario que ya conoce llamado "Informe por extravío de documentación laboral", pero al contarle lo que generalmente ocurre con estos libros en el caso de los administradores y que suelen no ser entregados por los administradores salientes o directamente no existen, que en su mayoría las administraciones no cuentan con contadores en su equipo de trabajo como para solicitar que completen un formulario con estas características, el empleador lo mirará con cara de "no entiendo" y le contestará: "No hemos tenido todavía un caso como el que usted plantea" a lo cual uno se queda sin preguntas para hacerle con lo cual queda contestado también el punto f) y g).

A la consulta del punto c) contesta que muchos presentan los últimos 5 comprobantes de las declaraciones juradas, conocida por todos como el F. 931

2) Registro de Hojas Móviles

La rúbrica es efectuada con anterioridad a su uso mediante la perforación de las mismas, debiendo hacerse la presentación ante el departamento de rúbrica. La empresa deberá encuadernar las mismas para su conservación y guarda, en un período que no exceda el de un año o 500 hojas, debiendo pegar en la última un informe del contador público independiente matriculado en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires con firma certificada, dando cuenta que los listados autorizados se corresponden con los habilitados por el ente de contralor.

Requisitos:

Datos que debe tener el modelo a presentar:

Título:

Y termina con una nota que dice: "Adjuntar hojas numeradas a partir del 001 (o continuación) conteniendo Razón Social, Actividad, Domicilio (como membrete). Si tiene libro en uso adjuntarlo"".

El último requisito fue agregado por el empleado del Ministerio en la segunda visita, ya que según me dijo, las fotocopias de los requisitos que me había entregado eran ya viejas (Entre la primer y la segunda visita hubo una semana de diferencia).

3) Formulario con los requisitos para cambios en los datos de la empresa, en el sistema de rúbrica y la conversión de los antiguos registros en papel a microfilmación.

El trámite llevará un número que será registrado en un libro de actas previamente rubricado. Este número es independiente del número de inscripción que tiene la empresa.

Requisitos:

De acuerdo al Art. 67 del Código de Comercio los libros deben ser conservados hasta 10 años después del cese de la actividad. Mediante la Res. Nº 70 de la DIRIT de la fecha 19/3/01, autoriza a microfilmar los registros anteriores a la fecha de autorización de almacenar en microfilmación los libros del Art. 52 de la L.C.T. mes a mes. Esta posibilidad permite a las empresas lograr mayor seguridad en el resguardo de la información ya que asegura extensa perdurabilidad y considerable ahorro de espacio físico. Debe mediar la intervención de contador público matriculado a los efectos de certificar el vuelco al nuevo medio de almacenamiento, el que deberá emitir un informe al respecto, en un todo de acuerdo a las incumbencias profesionales establecida por la Ley 20.488.

Por último, y ya con la taza de te o café vacía, le daremos una miradita al PODER donde van los datos del autorizado y la firma del autorizante que deberá estar certificada por Policía, Institución bancaria, autoridad judicial, escribano o frente a los mismos empleados del Ministerio. Habrá que realizar un PODER por cada consorcio.

La Solicitud de Rúbrica, que no tiene nada de especial, debe completarla el autorizado o el administrador y sólo se puede agregar que donde dice "Cargo" deberá indicarse "Autorizado en poder" o "Administrador" según sea quien realice el trámite.

Una vez que todo esté correctamente presentado, el empleado le dará un comprobante de presentación y le dirá cuándo podrá volver a retirar los libros ya rubricados.

A 2 cuadras de Moreno 1170, se encuentra en la Av. Belgrano 1130 el Registro de la Propiedad Inmueble donde, en Capital Federal, se deben rubricar el Libro de Administración y de Actas del consorcio.

Al llegar, a la derecha, se encuentra el escritorio de la empresa encargada de la seguridad que entre sus tareas también se encuentra ayudar a los desorientados. Amablemente nos dirá que la sección de rúbricas de libros se encuentra por la otra entrada, Venezuela 1135, que queda a la vuelta de la manzana, y que justo donde terminan los casilleros está la ventanilla donde se hace el trámite de la rúbrica.

Al llegar a Venezuela, y a pesar de las indicaciones anteriores, tendremos que volver a preguntar por la ansiada ventanilla ya que hay casilleros para un lado y para el otro, después de lo cual seguramente encontrará la ventanilla buscada.

Allí el empleado del Registro, en nuestro caso empleada, nos dirá verbalmente los requisitos a cumplir para la rúbrica del Libro de Actas y del Libro de Administración.

Si es la primera vez que se solicita el trámite se hace para los dos libros al mismo tiempo, y se necesitará la Apertura en la 1º hoja certificada por un escribano.

Hay que pagar un sellado por cada libro cuyo valor es de $ 20,85 además de lo que cobre el escribano por el certificado en la primer hoja del libro.

En el caso del Libro de Administración éste puede ser en hojas móviles, cada una de las cuales deberá estar numerada, aunque la empleada se olvidó de informarlo, lo mismo que los datos del consorcio en el encabezado de cada hoja (Razón Social, domicilio, actividad y C.U.I.T.)

En el caso de que se necesite rubricar la continuación de alguno de los libros anteriores, se deberá presentar el libro anterior terminado o denuncia policial por extravío o constancia judicial si está retenido en el juzgado.

Si se quiere cambiar de sistema de libro a hojas móviles, se deben anular las hojas en blanco y luego continuar con el trámite.

Cuando le pregunté a la empleada qué se debía hacer cuando un nuevo administrador recibe del anterior las hojas rubricadas y en blanco del Libro de Administración en uso, dijo que se podía continuar con esas mismas hojas aunque cambie el formato del contenido de las mismas, agregando que a ellos no les importa el formato de la información que se vuelca en cada hoja.

Para poder llegar a destino los colectivos que pasan cerca de Moreno 1170 y de Venezuela 1135 son el 2, 9, 10, 17, 20, 22, 24, 28, 29, 45, 56, 59, 61, 64, 67, 70, 86, 91, 98, 100, 105, 111 y el 126.

Esperamos que pueda llegar a buen fin con estos trámites que, a pesar de que no parezca, no son difíciles y... "Colorín, colorado, este cuento NO ha terminado..."

 Pequeñas Noticias en las redes sociales con toda la actualidad: Twitter - Grupo de Facebook - Noticias en Facebook - Google +